Dedícate al proyecto, no al papeleo inherente

El tramite de licencias consume un pequeño porcentaje del tiempo pero suponen una importante porción de los quebraderos de cabeza, y tienen la capacidad de impactar en el resultado de un proyecto

Para ahorrar tiempo, sería interesante que una tecnología te hiciese un primer barrido y luego ya los expertos nos metemos en profundidad.

Hay que ser profesionales en la búsqueda de los datos, pero hay que dedicarle tiempo y éste es algo que siempre nos falta.

Es difícil mantener y trazar ese rigor procedimental cuando las operaciones duran años; pero tus equipos y sistemas quizás acompañan esa operación en solo una parte.

En este sector falta libro blanco; un criterio claro de protocolo, listas exhaustivas, y auditorías del proceso completo.

Aunque sepas exactamente lo que tienes que subir y dónde, te puedes encontrar con una limitación de espacio documental en la plataforma de la Sede electrónica de la Administración pública respectiva, lo que te obliga hacer múltiples solicitudes, lo cual implica tiempo y recursos.

La diferencia de requisitos y criterios de cada organismo confunde a la hora de tramitar una licencia: informes adicionales necesarios, qué y como visar, forma y tipo de tasas, acceso a actualizaciones de normativa.

Aunque hayas realizado una gestión multiples veces, se te puede traspapelar en un proyecto, y así encontrarte a final de obra con tu plan de negocio que no podrá escriturarse en tiempo y forma por mucho que el resto esté perfectamente ejecutado.

Gran parte del reto está en que faltan horas para dedicarle la atención que requiere cada tramite, a cada tramite.

Es complicada la gestión de expectativas cuando no se tiene una plataforma de confianza para todos en la que acordar un proceso completo y conjunto, y trabajar sobre la misma información de forma paralela. El resultado es que avanzamos a base de reuniones semanales y múltiples correos para coordinarnos y alinearnos.

Un retraso en el proceso de licencias puede impactar la viabilidad económica, afectar el cumplimiento de los compromisos con terceros, y suponer un cambio en la estrategia comercial. Es esencial la coordinación entre los equipos y la comunicación de cualquier cambio que afecte a lo plazos, distribuciones, y calidades establecidos inicialmente.

Sería un cambio de juego recibir una alerta cuando hay un cambio regulatorio que afecta un proyecto; sin tener que estar interceptando e interpretando múltiples noticias y paginas.

Hasta los avisos como requerimientos o notificaciones de la AAPP pueden tener un impacto trascendental porque hay que tener cuidado con los tiempos de respuesta, las dependencias que generan con otros trámites, y el control general del proyecto.

Hay tramites que se quedan latentes tras la entrega de una obra, como las regularizaciones y devoluciones de tasas y avales. En empresas grandes, quedan a caballo entre el Project Manager, el equipo de admin, y el financiero. En empresas más pequeñas, la persona encargada de tantas tareas pierde el control de la granularidad de estos trámites tan residuales, pero imprescindibles. La conclusión es que no se acaban de ejecutar.